Kalite Yönetim Sistemi Nasıl Kurulur?
Kalite Yönetim sisteminin kurulması, ilgili standart şartlarının, kuruluş yapısı gözetilerek karşılanacağı bir yapının oluşturulması anlamına gelmektedir.
Bu amaçla yapılacak sistem kurulum faaliyetlerinde, kuruluşların yapısına göre farklılıklar olmakla birlikte genel olarak aşağıdaki adımlar izlenir:
1.Eğitim & Bilinçlendirme Faaliyetleri:
Öncelikle kuruluş yöneticilerinin ve çalışanlarının kalite yönetimi ve ISO 9000 standartları konusunda bilgi sahibi olması gerekecektir. Bu aşamada, sistem kurulumunun bir proje ekibi tarafından yürütülmesi ve çalışanlara yaygınlaştırılması faydalı olacaktır. Bu amaçla, kuruluş içerisinde bir eğitim ihtiyaç analizi yaparak eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bunların karşılanması gerekli olacaktır.
Bir standarda göre sistem kuracaksak, öncelikle o standardı ve şartlarını kavramamız gerekmektedir.
2. Sistem Kurulumu (Süreçlerin Tanımlanması ve Dokümantasyonu)
Bu aşamada, kuruluş iş süreçlerinin analiz edilmesi ve ISO 9001 standart şartlarına göre düzenlenmesi gerçekleştirilir. Bu noktada, standart şartları kadar, kuruluşun verimliliği de göz önüne alınmalıdır. Çünkü sistem kurulurken tek amacımız standart şartlarını karşılamak değil, aynı zamanda kuruluş ihtiyaçlarını da karşılamaktır.
Süreçler tanımlandıktan sonra dokümantasyon metodlarına karar verilir, dokümante edilir, oluşturulacak kayıtlar belirlenir. Bu aşamada yaptığımız şey aslında, kuruluşun çalışma kurallarını (prosedürler, talimatlar vb.) belirlemektir.
3. Pilot Uygulamaya Geçiş:
Sistem kurulumu ve dokümantasyon tamamlandıktan sonra, bunlar yavaş yavaş uygulamaya alınır. Yani işlerimizi yeni kurallara göre yapmaya başlarız. Bu aşamada, ilgili çalışanlara yeni kuralların anlatılması, yani bilinçlendirme büyük önem taşımaktadır. Çünkü, işleri kurallara göre yapması beklenenler çalışanlardır. Dolayısıyla onlara kuralların çok iyi anlatılması gereklidir.
4. Düzeltmeler:
Pilot uygulama sırasında, sistem kurulumu sırasında aklımıza gelmeyen hususlardan dolayı bazı problemler yaşanacaktır. Belirlediğimiz prosedürlerde, süreç tanımlamalarımızda hatalar, uygulamaya yönelik sıkıntılar yaşanması normal ve sağlıklı bir durumdur. Eğer sistem kurulumu tecrübeniz yüksekse veya bir danışman yönlendirmesi ile çalışıyorsanız, yaşanacak problemler nispeten daha az olacaktır. Sisteme son rötuşlar da yapıldıktan sonra artık yaygınlaştırıp, firma kültürümüzün bir parçası haline getirebiliriz.
5. İç Denetimler ve Yönetim Gözden Geçirmeleri:
Sistemimiz çalışır hale geldikten sonra, aynı zamanda ISO 9001 standart şartları olan iç denetim ve Yönetim gözden geçirmesi (YGG) faaliyetlerini gerçekleştirmemiz gerekecektir.
6. Belgelendirme Başvurusu:
Artık belgelendirme kuruluşumuzu seçip, belgelendirme başvurumuzu yapabiliriz. Belgelendirme işlemleri ve denetimleri, belgelendirme kuruluşunuz tarafından ilgili standartlar ve akreditasyon kuralları doğrultusunda yürütülecektir. Belgelendirme sürecinin tamamlanmasından sonra ise sertifikalarınız düzenlenecek ve size gönderilecektir. Tebrikler!
7. Sürekli İyileştirme:
Belgelendirmeyi tamamlayıp ISO 9000 belgesi aldıktan sonra işimiz bitti sayılmaz. rehavete kapılmayın. Esas iş şimdi başlıyor. Artık bu sistemi sürdürmek ve sürekli iyileştirmek için gerekli çalışmaları yapmamız gerekiyor.
Unutmayın, eğer sürekli iyileştirmeyi sağlarsanız bu sistem size fayda sağlar, aksi halde duvara asılan bir kağıt parçasından farkı yoktur.
Yandaki resimde, tipik bir ISO 9000 Kalite Yönetim sisteminin kurulumu Proje Planını görebilirsiniz.
Bu plan, sistem kurulum sürecini ana hatlarıyla tanımlamakta olup, size fikir verecektir. Fakat unutulmamalıdır ki, bu sadece bir örnektir, sistem kurulumunun detayları her kuruluşta farklı olacaktır.
ISO 9001:2008 Standardının Yapısı ve Şartları Nelerdir?
ISO 9001 standardı, 8 ana maddeden ve bunların altındaki alt maddelerden oluşmaktadır.
Her madde ise kuruluşun kalite yönetim sistemine ilişkin şartları tanımlamaktadır.
ISO 9001:2008 STANDARDI ŞARTLARI
0 Giriş
0.1 Genel
0.2 Proses yaklaşımı
0.3 ISO 9004 ile ilişkiler
0.4 Diğer yönetim sistemleriyle uyumluluk
1 Kapsam
1.1 Genel
1.2 Uygulama
2 Atıf yapılan standard ve/veya dokümanlar
3 Terimler ve tarifler
4 Kalite yönetim sistemi
4.1 Genel şartlar
4.2 Dokümantasyon şartları
4.2.1 Genel
4.2.2 Kalite el kitabı
4.2.3 Dokümanların kontrolü
4.2.4 Kayıtların kontrolü
5 Yönetim sorumluluğu
5.1 Yönetimin taahhüdü
5.2 Müşteri odaklılık
5.3 Kalite politikası
5.4 Planlama
5.4.1 Kalite hedefleri
5.4.2 Kalite yönetim sisteminin planlanması
5.5 Sorumluluk, yetki ve iletişim
5.5.1 Sorumluluk ve yetki
5.5.2 Yönetim temsilcisi
5.5.3 İç iletişim
5.6 Yönetimin gözden geçirmesi
5.6.1 Genel
5.6.2 Gözden geçirme girdisi
5.6.3 Gözden geçirme çıktısı
6 Kaynak yönetimi
6.1 Kaynakların sağlanması
6.2 İnsan kaynaklan
6.2.1 Genel
6.2.2 Yeterlilik, farkında olma (bilinç) ve eğitim
6.3 Altyapı
6.4 Çalışma ortamı
7 Ürün gerçekleştirme
7.1 Ürün gerçekleştirmenin planlanması
7.2 Müşteri ile ilişkili prosesler
7.2.1 Ürüne bağlı şartların belirlenmesi
7.2.2 Ürüne bağlı şartların gözden geçirilmesi
7.2.3 Müşteri ile iletişim
7.3 Tasarım ve geliştirme
7.3.1 Tasarım ve geliştirme planlaması
7.3.2 Tasarım ve geliştirme girdileri
7.3.3 Tasarım ve geliştirme çıktıları
7.3.4 Tasarım ve geliştirmenin gözden geçirilmesi
7.3.5 Tasarım ve geliştirmenin doğrulanması
7.3.6 Tasarım ve geliştirmenin geçerli kılınması (geçerliliği)
7.3.7 Tasarım ve geliştirme değişikliklerinin kontrolü
7.4 Satın alma
7.4.1 Satın alma prosesi
7.4.2 Satın alma bilgisi
7.4.3 Satın alınan ürünün doğrulanması
7.5 Üretim ve hizmetin sağlanması (sunulması)
7.5.1 Üretim ve hizmet sağlamanın kontrolü
7.5.2 Üretim ve hizmet sağlanması için proseslerin geçerliliği
7.5.3 Belirleme ve izlenebilirlik
7.5.4 Müşteri mülkiyeti
7.5.5 Ürünün muhafazası
7.6 İzleme ve ölçme cihazlarının kontrolü
8 Ölçme, analiz ve iyileştirme
8.1 Genel
8.2 İzleme ve ölçme
8.2.1 Müşteri memnuniyeti
8.2.2 İç tetkik
8.2.3 Proseslerin izlenmesi ve ölçülmesi
8.2.4 Ürünün izlenmesi ve ölçülmesi
8.3 Uygun olmayan ürünün kontrolü
8.4 Veri analizi
8.5 İyileştirme
8.5.1 Sürekli iyileştirme
8.5.2 Düzeltici Faaliyet
8.5.3 Önleyici faaliyetler
ISO 9000 standartlarının temel prensipleri nelerdir?
Müşteri Odaklılık:
Kuruluşlar, müşterilerine bağlıdır. Bu nedenle; Müşterinin mevcut ve gelecekteki ihtiyaçlarını anlamalı,Müşteri şartlarını yerine getirmeli, Müşteri beklentilerini aşmaya istekli olmalıdır.
Liderlik:
Liderler, kuruluşun amaç ve idare birliğini oluşturur, Bunlar, kişilerin, kuruluşa ait hedeflerin başarılmasına tam katılımını sağlayan iç ortamı oluşturmalı ve sürdürmelidir.
Çalışanların Katılımı:
Her seviyedeki kişiler, bir kuruluşun özüdür, Bunların tam katılımı, yeteneklerini kuruluşun yararına kullanmalarınıı sağlar.
Süreç Yaklaşımı:
Faaliyetler ve ilgili kaynaklar bir proses gibi yönetildiği taktirde, arzulanan sonuçlar daha verimli elde edilir.
Sistem Yaklaşımı:
Hedeflerin başarılmasında, birbirleriyle ilişkili proseslerin bir sistem olarak tanımlanması, anlaşılması ve yönetilmesi, kuruluşun etkinliğine ve verimliliğine katkıda bulunur.
Sürekli İyileştirme:
Kuruluşun toplam performansını sürekli iyileştirmesi, devamlı hedefi olmalıdır.
Gerçeklere Dayalı Karar Verme:
Etkili kararlar, veri analizine ve bilgiye dayanır.
Tedarikçilerle Karşılıklı Çıkar Ortaklığına Dayalı İlişki:
Kuruluş ve tedarikçi arasındaki yarar ilişkisi, her iki tarafa da artı değer yaratma imkanı verir.
ISO 9000:2000
ISO 9000 Belgesi Almak Ne Demektir? / ISO 9000 Belgesi Nasıl Alınır?
ISO 9000 standartları gözetilerek kurulmuş olan kalite yönetim sisteminizin, bu standart şartlarını karşıladığının, yetkilendirilmiş, bağımsız 3. taraf kuruluşlarca (belgelendirme kuruluşları) denetlenerek onaylanması işlemidir.
ISO 9000 belgesi almak için, öncelikle sistem kurulumunu tamamlamalı, sistemi çalışır hale getirmeli, ondan sonra belgelendirme kuruluşuna müracaat etmeniz gereklidir.
Bunun ardından belgelendirme kuruluşunuz sizden bazı bilgiler isteyecek ve bir belgelendirme sözleşmesi hazırlayacaktır. Bu sözleşmenin imzalanmasıyla birlikte belgelendirme süreciniz başlamış olacaktır.
Yönetim sistemlerinin belgelendirilmesinde 2 aşamalı bir denetim sistemi uygulanmaktadır:
1. aşamada sizden bazı temel dokümantasyonunuz istenecek ve incelenecektir. (Yeterlilik Denetimi).
Bunun amacı saha denetimine hazır olup olmadığınızı değerlendirmek ve sisteminizdeki olası eksiklikleri size önceden bildirmektir.
2. aşamada ise belgelendirme kuruluşu tarafından görevlendirilecek denetim ekibi kuruluşunuzu ziyaret edecek ve saha denetimini gerçekleştirecektir.
Bunun amacı ise tanımlamış ve dokümante etmiş olduğunuz sistemin etkin bir şekilde uygulanıp uygulanmadığını değerlendirmektir.
Denetim sırasında, "uygunsuzluk" olarak tanımlanan hususlar gerekçeleri ile birlikte size raporlanacak ve gerekli düzeltici faaliyetleri gerçekleştirerek bu uygunsuzlukları gidermeniz istenecektir.
Uygunsuzlukların giderilmesinin ardından ise denetim süreciniz tamamlanmış olacak, sertifikalarınız hazırlanarak size gönderilecektir.
Belgelendirme, 3 yıllık bir dönem için geçerlidir ve bu dönem içerisinde rutin ara kontrol denetimleri gerçekleştirilecektir (Genellikle yılda 1 defa).
3 yıllık dönemin tamamlanması ile birlikte, tekrar bir sözleşme yapılacak ve yeni bir 3 yılı kapsayan " yeniden belgelendirme süreci" başlayacaktır.
Denetim sırasında, "uygunsuzluk" olarak tanımlanan hususlar gerekçeleri ile birlikte size raporlanacak ve gerekli düzeltici faaliyetleri gerçekleştirerek bu uygunsuzlukları gidermeniz istenecektir.
